こんにちは。天泣です。
毎日の仕事でいつのまにか時間だけが過ぎてしまい、どの作業も中途半端ので残業してしまうことはありませんか？
なんで自分はこんなにも要領が悪いのだろうと、落ち込んでしまうこともあるかもしれません。
しかしその悩みもちょっとした工夫をすることで改善できます。
今回の記事では、
・HSPさんや内向さんにオススメ 効率的に仕事を進めるコツ
についてお話していきます。
仕事に追われて辛いという方は、ぜひ参考にしてみてください。
HSPさんや内向さんにオススメ 効率的に仕事を進めるコツ
さて、さっそく効率的に仕事を進めるコツについてお話していきます。
大切にしたいのはできるだけ仕事量をコントロールすること、集中できる環境を作ることです。
この二つを踏まえ、今回は以下の4つのコツをご紹介します。
- 優先順位をつける
- 質問や相談は一拍置いてから返答する
- 思考はあらかじめ時間を決める
- モノを使って人の視線をするカットする
ひとつずつ見ていきましょう。
優先順位をつける
仕事というのは一言で言ってもたくさんの作業があります。
メールの返信や資料作成、その他に飛び入りの仕事が入ってくることもあるでしょう。
多くの仕事に囲まれたとき、全部を一気に進めようとマルチタスクなりがちですが、
これはオススメしません。
そもそも人間は複数の作業を同時に行うのは得意ではないですし、特にHSPさんや
内向さんは苦手とする作業と言えます。
そのため、仕事をする際はぜひシングルタスクで行ってみてください。
シングルタスクはマルチタスクの逆で、ひとつの作業を集中して行うことで、HSPさんや内向さんはこちらの方が本領を発揮できます。
しかしそうは言っても、仕事というのは流動的なものなので飛び入りの仕事が入ったり、なにかトラブルが起きて状況が大きく変わることもめずらしくありません。
そのため、まずはシングルタスクを行うために仕事の優先順位をつけることから始めて
ください。
やるべきことをリストアップし、優先順位の高いものから箇条書きにしてひとつずつ
取り掛かりましょう。
そして大切にしたいのが、ひとつの作業に取り掛かったらそれ以外の作業のことは
考えないこと。
シングルタスクに徹するために、例えばメールが来ても返信は取り掛かっている作業の
キリがついてからにします。
また、優先順位はどうつければいいのかですが、基準となるのが緊急性と重要性です。
それぞれを簡単に説明すると、緊急性とは〆切などの時間的な縛り、重要性は売上に直結することや社外にも影響を及ぼすものです。
例えば、なにかお客さん先で大きなトラブルが起きて業務に支障が出ているとしたら、
緊急性も重要性も高いと言えるので、通常業務よりもまずはトラブル対応を優先するべきでしょう。
この優先順位をつけてリスト化する作業は、仕事量が変わるたびに更新してください。
仕事が完了すればその項目を消し、増えれば追加します。必要であれば、優先順位の入れ替えも行ってください。
こうして仕事をリスト化して見えるようにすると、1日でこなせる仕事量が分かるようになります。
どうやっても1日ではこなせない仕事量という時もあるでしょう。
そういった時にリスト化をしておくと、上司に仕事の割り振りについて相談しやすくなります。
質問や相談は一拍置いてから返答する
HSPさんや内向さんの場合、できれば仕事は一人で黙々とこなしたいでしょうが、実際は声をかけられ作業が中断してしまうことがあります。
「今日の午後に時間ある？」「いま忙しい？」
こんな風に聞かれると、「なにかミスしたかな」「仕事頼まれるのかな。嫌だな」など様々な思考が浮かんでくると思います。
しかし、早く返事をしないと気を悪くしてしまうと思い、考えがまとまらないまま「大丈夫です」と返事をしてしまうことが多いのではないでしょうか？
そして面倒な仕事を任されてしまうこともあるでしょう。
こうした質問や相談を受けたときは、「どうしました？」など相手の意図を聞いて返答
までに一拍置きましょう。
こうすることで多少の考える時間を生むことができますし、会話としては前に進んでいるため相手が不快になることもありません。
もし仕事を頼まれたときは、「ちょっと待ってください」と言って前項の優先順位をつけた仕事のリストを確認しましょう。
もし自分の許容量を超えていれば、そのリストを頼りに断ることもできるはずです。
思考はあらかじめ時間を決める
HSPさんや内向さんには物事を深くまで思考する特徴があります。
これにより他の人には気づかないところに気づき、アイデアが生まれたり、リスクを回避したりすることができます。
しかし、考えすぎるあまり仕事が止まってしまうというケースもあります。
こういうときは、あらかじめ10分や20分など、思考する時間を決めておくことが
オススメです。
決めた時間の中で目一杯考え、時間が来たら考えるのはやめます。
そして制限時間の中で決めた方針のもと仕事を進めましょう。
仕事というのは自分一人だけで完結するものではなく、上司など他の人にバトンタッチをしながら進めていくものです。
そのため、自分一人で抱え込んでしまうと結果として他の人にまで迷惑がかかってしまいます。
それに自分で散々考えたことも、いざ上司に報告したらあっさり却下されてしまうなんてこともあります。
人それぞれ考え方や目線が違うため、思考はほどほどにして報告した方が、かえって早く仕事が進むことも多いです。
もしも思考の沼にはまりそうになったら、制限時間を設けて結論を出すようにしてみてください。
モノを使って人の視線をするカットする
HSPさんや内向さんは周りの環境の影響を受けやすいため、人の目線があったりすると
仕事に集中できません。
集中力の低下は仕事の能率を大きく下げることになってしまいます。
そんな時は自分のデスクにモノを積んだり、位置を変えたりして人の視線をカットする
ようにしましょう。
人との間にモノがあると境界がはっきりするため、心理的に落ち着くことができます。
隣が気になる場合は、ファイルスタンドや書類のタワーを置き、壁を作りましょう。
目の前が気になる場合は、パソコンの位置を高くしたりフチに付箋をはったりすると壁を作りやすくなります。
また、フチの太いメガネをかけると視野が狭まるため、受け取る情報を制限することが
できます。
伊達メガネでもいいのでかけてみるのもいいかもしれません。
まとめ
今回は要領が悪いと思っている方に向けて、効率的に仕事を進めるためのコツをお話しました。
どれも気軽に取り組めることだと思うので、実践しやすいものから取り入れてみてはいかがでしょうか。
今回ご紹介したコツは井上智介さんの書かれた「繊細な人の心が折れない働き方」の中から抜粋させていただきました。
この本には他にもHSPさんが自分らしく働くためのコツがたくさん紹介されているため、ぜひ読んでみてください。
それでは、また次回。
